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谈企业财务外包服务内容

来源:铭喜集团  发布时间:2017-04-16  阅读:2675次
  目前我国已处于高度发展的市场经济时代,但开展财务外包业务的企业在数量上还很少,且多数是外资机构的代表处或合资企业。虽然与国外欣欣向荣的财务外包事业相比,我国的外包市场还处于起步阶段。但随着全球经济的一体化,国内行业的整合和财务专业化市场经济的发展,财务外包必定是我国企业未来发展趋势。
  因此企业要做好财务外包决策‚就要做好可行性分析、决策方法分析、实施对策分析等。对企业财务外包决策进行研究对于拓展外包的应用领域、丰富外包的内容有着十分重要的理论意义‚同时对于已经实施财务外包和将要实施财务外包的企业来说也具有实践指导意义。
  1、财务外包的主要内容
  近些年来,财务管理职能特别是决策支持职能在企业各项管理职能中越来越重要,财务操作流程也随之越来越精细,这极大地丰富了财务外包的内容。本人认为,当前的中国企业在财务外包市场发展的初期可以将以下相对较为独立的财务操作流程外包给外部的专业机构:
  1.1 员工工资
  这样可以很好地解决员工工资保密性问题。所有的信息都在服务商那里,企业内部员工无法打听。员工的工资外包是目前国外最受欢迎的财务外包形式,在美国有五分之一的企业把员工的工资、福利待遇等外包。
  1.2 税务外包
  目前国内企业在税务方面对政府依赖性很强,国内的税务制度十分复杂,合规性要求很高,一旦违规将支付很高的成本。并且企业难以在内部找到足够精通税务的员工,所以国内企业税务外包机会很多。目前国外企业在进行经济交易之前,都以税务优先,需要咨询税务顾问,还经常请税务顾问对企业的财务进行健康检查以降低成本。
  1.3 财务报告
  我国的企业在经营管理过程中需要受到许多主管部门或市场监管部门的监督,监督的主要形式是对财务报告进行审查,而且企业还要将财务报告提供给各种类型的利益关系人。财务报告是否满足各主体的要求,是否符合会计制度和准则的规定,对企业的发展至关重要。因此,企业可以选择专业服务机构来编制财务报告。
  1.4 差旅费和招待费
  对于企业而言,差旅费和招待费不是小问题,往往占了费用的相当大比例。而且,这两种费用的控制比较复杂和繁琐,是违规违纪多发地段。要想管理好,需要大量的专业人员和十分具体、详细的制度。例如,什么级别的员工出差住什么标准的房间,乘坐什么类别和级别的交通工具,什么级别的员工有多大的招待费金额及授权等等,这些制度均需要详细规定并定期监督检查执行情况,给企业管理带来很大的复杂性和内耗。因此,将差旅费和招待费外包给专业化的服务商,可以及时反馈费用支出信息,帮助企业监控费用预算执行情况,外部监管部门也比较能够认可支出的合法合规性。而且,这些服务商往往与酒店和交通部门采取业务协作的方式,还可以取得较好地价格折扣,降低差旅费和招待费支出。
  1.5 应收账款
  应收账款对企业特别是商业流通性企业的财务管理十分重要,如果因管理不善而出现大量拖欠,会给企业造成资金紧张、坏账损失等不良后果,严重的甚至会撼动公司的财务基础。应收账款核算、分析及管理需要耗费大量的时间和人力,而且需要的专业化管理能力较高。所以,应收账款外包可以解决公司自身管理能力不足的问题,提高资金运转效率,具有较大的市场前景。
  由此可见,企业不仅可以将员工工资、财务报告、应收账款等外包,还可以委托外部专业服务公司设置财务制度和纳税咨询、编制工程预算决算和单位内部审计任务等等。财务外包的内容可以是一个部门,也可以是一项业务,甚至是一项具体的财务职能。
  2、 我国企业实施财务外包的可行性分析
  2.1 我国适合实施财务外包的企业
  有些企业通过财务外包实现了自己的目标,有些企业原地不动,有些企业则背道而驰。这也提出了一个问题,不能盲目从众,应根据自身的具体情况,确定是否实施财务外包以及采取什么方式进行外包(是部分外包还是全部外包)。
  一般而言,以下类型企业适合实施财务外包。
  2.1.1 新建企业
  新建企业各方面都不健全,内部控制制度会计系统建立需从零做起,再加上企业聘请这方面专家成本一般较高,整个过程较长,如果由企业自己承受这些压力,真可谓劳力伤财。另一方面,如果把这些繁杂的工作交给专业服务机构来做,不仅可以节约成本、节省时间,还可以获得高质量的服务。
  2.1.2 业务较少的企业
  有些企业例如汽车设计,每年的业务量很少,财务部门有业务时比较繁忙,没有业务时大都无事可做,这样就出现了企业供养闲人的现象,既浪费了人力资源,又浪费了物力资源。将财务外包出去将是削减成本的有效途径。
  2.1.3 具有季节性的企业
  它是指某个季节业务量很多,而另一些季节又几乎没有业务量,季与季之间业务量相差较大的企业,将财务外包出去也可以达到降低成本、避免资源浪费的目的。
  2.1.4 分支庞大的企业
  这类企业在财务部门下面设有很多小的分支,各类业务分开处理,虽然有效的防止了造假,建立了各分支之间的相互牵制制度,却是以高成本为代价的。各分支的功能不同,资源利用程度也不同,因为分工比较细,所以有了产生冗余分支的可能。如果把冗余分支外包出去不仅可以充分利用资源还可以提高效率。
  2.2 实施财务外包的可行性分析
  2.2.1 企业财务管理职能的细化和分立是财务外包得以实施的重要前提
  现代企业经营管理的复杂化和所处市场环境的日益多变,对财务管理提出了更高的要求。为适应经济发展的需要,财务管理所涵盖的范畴也日趋复杂。现代企业财务管理职能可以分为两个层次:较低层次的非核心财务管理职能和较高层次的核心财务管理职能。较低层次的非核心财务管理职能,主要包括财务管理的程序性职能或可以分离的单个操作性财务事项,如核算和记账、报表、税务等;较高层次的核心财务管理职能是通过分析财务信息为战略决策提供支持服务,同时对企业经营管理提供监测信息。核心财务管理职能是企业财务管理的最终目标,是企业核心竞争力不可或缺的一部分。
  从财务管理两个层次的职能定位可以看出,非核心财务管理职能由于比较程序化、相对独立,从而使实施外包成为可能。并且将这一部分外包给专业机构,这样做既规范了公司财务管理,又规避了很多风险,使双方优势互补、打造双赢蓝图。
  2.2.2 战略管理理论和全新经营理论的发展为财务外包提供了指导思想。
  以资源为基础的理论是现代企业战略管理的主导理论,该理论认为企业的竞争优势是由其能力所决定的。一家企业的能力的差别是核心能力与非核心能力的差别。其最重要的特点是竞争对手无法仿制,或仿制起来难度很大。不可仿效这种特征的战略意义在于核心能力使企业处于竞争优势的地位。一个企业要想获得可持续的发展,必须发现并创造自己的核心能力。这种由核心能力所产生的竞争优势就是绝对优势。
  面对激烈的竞争环境,一个企业特别是新成立的企业,很难具有全面的资源优势。企业如果把资源分散到各个环节上,必然会造成资源的浪费,不利于迅速建立自己的竞争优势。
  从宏观角度看,网络经济时代,虚拟企业普遍存在,各企业甚至竞争对手之间,通过采用信息技术提供各自的核心优势而进行合作以达到共同的目标;同时,“负债经营”、“风险经营”在企业中更为突出,企业需把握适度的负债与风险。在这种环境下,财务部分不再是孤立的一个部门,而成为协调整个企业各个部门之间顺畅运营的核心枢纽,从而要求企业高级财务管理人员必须以战略的眼光从事企业的宏观综合协调管理。从微观角度看,财务内容处于不断变革之中,对财务内容的管理也是一项需要创造性的工作。财务外包使得企业的财务部门与外部合作伙伴建立战略联盟关系,通过合理利用组织内外的最优化资源建立一种共同解决问题的工作模式,有助于帮助企业实现更加明确的价值定位、可靠的风险控制和最优化的执行能力。上海诺凡哲企业管理咨询有限公司的董事长、亚太总裁协会中国分会上海支会会长沈筠卿认为,管理水平与对财务外包的需求是成正比的,财务外包这种新的经营理念是一种必然趋势。
  2.2.3 网络技术的快速发展为财务外包提供了技术平台
  IT技术的发展和网络化时代的临近,是CEO和CFO可能选择财务外包的最重要推动力。企业进行财务外包,可以借助网络平台进行财务信息的传递。比如企业将外包的记账、报销、对账等繁杂的财务数据通过广域网传输给服务商,服务商进行大量的数据处理后再传回总账系统。如果没有网络技术,这些传递只能由人工进行,在路途遥远、信息传递量大而频繁的情况下,人工传递就显得效率低下,成本较高。而且,通过网络这一技术平台,消除了财务外包在地域上的分离,能够有效保证企业决策的及时性。所以,财务外包是网络技术发展之后的必然趋势。
  2.2.4 专业化服务商的出现为财务外包提供了市场平台
  随着法律、法规的日益规范和社会分工的日益细化,一些人员看到了现代企业对财务外包的市场需求。并且,外包专业机构购建一套财务软件,能建立几十套甚至上百套账,雇佣少量的IT人员,就能保障日常维护。外包专业机构的财务软硬件能够得到充分的运用,他们承接的外包业务越多,成本越低,由此可见,外包服务行业有很大的利润空间和发展潜力。根据经济学原理,他们会看好外包市场,成立一些外包专业机构。如财务公司、收账公司、代理公司等等。
  从外部市场环境来看,银行等金融机构、会计师事务所等中介机构、咨询公司、收账公司等服务机构能力的增强和业务的细化,为财务外包提供了可行性。一些银行已经开展了针对企业的各种理财服务业务,如网上企业银行、电子结算业务、票据产品业务、贸易融资、离岸理财、投资理财、资产业务、负债业务等都提供“一对一”的服务。银行与企业关系的改善与变革使得原来须由企业财务人员亲自操办的一些业务可以交由合作银行完成。目前,会计师事务所的主要业务已经从单纯的独立审计、资产评估向财务制度设置、税务咨询、投资咨询等管理咨询方向发展。企业要发展,就需要不断地进行投资、融资,同时还要不断地与税务部门、上级主管部门进行协调。如何更好地把握国家政策的走向进行投资、融资活动,如何在现有的税收政策下进行合理避税以节约开支已经成为企业快速发展所要思考的问题。现在,企业可以向会计师事务所进行咨询,或干脆将相应的财会业务外包给会计师事务所,从而将自己的注意力集中于核心优势上。另外,一些小型的投资、财务咨询公司和代理记账公司的兴起也为中小企业采用财务外包进行代理记账、代理纳税申报、应收应付账款管理提供了可能。现在,很多公司已经习惯委托外部独立审计部门完成工程预决算审计和其他内部审计任务,委托收账公司完成应收账款的清收等。
  2.2.5 财务总监(CFO)工作核心的转移必然导致财务外包
  IT技术的发展对CFO职能的影响非常大。CFO传统的主要职能是负责融资、处理交易以及辅助企业的内部管理。随着CFO逐渐掌管新兴电子商务企业、新的战略联盟以及收购活动,而且采用了新型的最好的软件,财务受到网络的影响也越来越大。CFO有义务负责借助IT工具快速聚集数据,分析数据并分配给不同的决策者,同时能够保证系统的正常工作,解释和评价系统揭示的信息,参与企业的经营战略决策。可见,网络时代CFO的职能应由日常的财务操作管理转向决策支持,这样才更有利于企业的长远发展。
  因此,对CFO来说,担任企业整体的规划管理和内部控制是必然的发展趋势,然而商业上的整合绝不仅仅与技术相关,真正的整合必然涉及公司业务流程的细分和简化。当然,财务部门业务流程的细分和简化与不例外,为了让自己的部门更专注于核心业务的管理和发展,一些繁琐细碎,做起来非常艰难而且附加值很低的环节应该考虑进行外包,将较低层次的非核心财务管理职能外包。这样,一方面,服务商可以及时、准确地为CFO提供财务信息及相关的专业性的建议,另一方面,CFO就不用耗费大量的精力关注财务核算过程是否合规、合法,使财务管理环节更有效率,以便将工作的重心逐渐转移到为企业的稳定和持续发展提供核心的支撑。
  2.2.6 现代财会人员业务水平、财务职能的拓展需要催化了财务外包
  近几年,我国的财会制度改革力度比较大,但它是一个长期工程,短期内效果并不明显。一方面,大部分老企业的财务部门人浮于事,造成了严重的人员成本,而新成立的企业由于财力有限又无法聘请到有经验的财会人员;另一方面,受财务人员综合素质等影响,大部分企业的财会人员做的几乎全是记账、算账和报账的会计工作,没有或者不能为企业盈利提供理性的决策依据。这些问题极大地困扰和制约着企业的生存和发展。
  从财会职能来说,业务的复杂化使财务和会计工作的分离成为必然。在未来的五年里,财务部门最重要的三件事将由交易处理和相关财务报告的自动化处理、提高信息系统的质量、建立灵活有效的财务系统,转变为提高信息系统的质量、管理财务和相关商业风险和机遇,以及帮助运营单位进行商业计划、行为基础管理、会计、分析等工作。财务工作的内容也将由交易处理、募集资本、优化税务状况并准备税务申报表、成本管理、实时会计控制、预算制定及实施、进行内部审计、财务状况报告和监督等重点,逐步转向改善基本财务业务流程、评估企业风险与机会、提供具有附加价值的企业运营分析、发展整个公司的绩效管理架构等战略性工作。
  全面掌握企业的财务状况,熟悉投资融资政策环境,为企业各项决策提供财务支持成为财会职能的发展方向。而要达到上述目的,一个最简单有效的方法就是将一些基础性、相对简单的会计工作外包出去,使有限的财务人员投入到决策支持中去。
 

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